Tällä sivulla kuvataan, miten Helsingin Nuorkauppakamari käsittelee jäsentensä henkilötietoja. Rekisteröitymällä jäseneksi hyväksyt nämä tietosuojakäytännöt ja annat meille luvan henkilötietojesi käsittelyyn alla kuvatulla tavalla. Helsingin Nuorkauppakamari on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilötietojesi käsittelystä.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Helsingin Nuorkauppakamarin jäsenrekisteriä ylläpidetään M-Files-tietojärjestelmässä, jossa on kaikkien suomalaisten nuorkauppakamarien jäsentiedot. Kun liityt koejäseneksi, tietosi tallennetaan jäsenrekisteriin.
Järjestelmässä kirjautuneille käyttäjille näkyviä julkisia tietoja ovat nimi, ikä, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja yritys (työnantaja). Muita järjestelmässä käsiteltyjä tietoja ovat tapahtumailmoittautumiset ja henkilökohtaiset palkinnot/saavutukset, sekä koulutukset.
Helsingin Nuorkauppakamari voi pyytää henkilötietojasi tapahtumien ilmoittautumisien osalta erillisillä tietojärjestelmillä kuten Holvi, Google Forms, Microsoft Form tai Lyyti. Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voivat olla muun muassa nimi, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ruoka-allergiat ja mahdollisen avecin nimi.
Huom! Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerätyistä henkilötiedoista tallennetaan M-Files-tietojärjestelmään vain jäsenen osalta tapahtumaan osallistumistieto. Muut tiedot poistetaan vuosittain. Emme siis kerää esimerkiksi ruoka-allergioista tietoja rekisteriimme.
Jäseniin yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti kamarin hallituksen jäsenille luotujen sähköpostiosoitteiden kautta. Sähköposteihin eivät pääse muut, kuin hallituksen virassa olevat henkilöt.
M-Files sisältää seuraavien jäsenstatusten tiedot:
- Koejäsen
- Jäsen
- Kunniajäsen
- Senaattori
Kuinka ja mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietojasi?
Henkilötiedot tallennetaan M-Files järjestelmään koejäsenyyden alkaessa Helsingin nuorkauppakamarin kyseisen vuoden hallituksen toimesta (yleensä sihteeri (SECY) tai valmisteleva puheenjohtaja (DP)).
Käsittelemme henkilötietojasi
- jäsenyyteen liittyvien tietojen hallintaan
- jäsenyyteen liittyvään viestintään ja tiedottamiseen
Suomen nuorkauppakamarin keskusliitto voi myydä tai luovuttaa jäsenrekisterin tai sen osan kolmannelle osapuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten sallimissa puitteissa. Tietojen luovuttamisen markkinointitarkoituksiin voi jokainen rekisteröity estää tekemällä siitä merkinnän jäsentietojärjestelmään.
Kuka käsittelee henkilötietoja?
Helsingin nuorkauppakamarin koejäsenten, jäsenten, kunniajäsenten ja senaattorien henkilötietoja pääsee käsittelemään hallituksen jäsenet, sekä Suomen nuorkauppakamarin keskusliiton edustajat. Kaikki jäsenet pääsevät tarkastelemaan rekisteristä henkilötietoja yksi kerrallaan (muut tiedot poislukien henkilön syntymäpäivän). Helsingin nuorkauppakamari ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
M-Filesissa säilytetään jäsentiedot siihen saakka, kunnes jäsenyys päättyy tai jos jäsen itse irtisanoo jäsenyytensä. Ylimääräiset jäsentiedot poistetaan vuosittain SECYn toimesta.
Miten henkilötiedot suojataan?
Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme aina huolellisuutta ja asianmukaista tietoturvallisuutta henkilötietojen turvaamiseksi ja suojaamiseksi. Käyttämissä järjestelmissämme on asianmukaiset salausohjelmat ja -yhteydet.
Kuinka saan tietoa henkilötietojeni käsittelystä?
Sinulla on oikeus saada tietoja siitä, mitä henkilötietojasi käytämme. Jokaisella on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa tietojaan itsenäisesti sähköiseen järjestelmään (M-Files). Mikäli et itse pääse muuttamaan tietojasi tai sinulla on muita henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä, ole yhteydessä kamarin sihteeriin (secy@jcihelsinki.fi).
Rekisteriseloste (Materiaalipankki)